Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Порядок движения денежных средств государственного и муниципального учреждения с использованием расчетных (дебетовых) карт

10 февраля

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Автор: Позднякова Вера Сергеевна, аттестованный преподаватель-консультант по бюджетному учету и отчетности государственных и муниципальных учреждений

В настоящее время учреждения имеют возможность выдачи денежных средств в подотчет безналичным способом с использованием платежных (корпоративных) банковских карт.

Порядок расчетов с помощью расчетных (дебетовых) карт регламентирован Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (далее – Положение ЦБ РФ № 266-П).

В соответствии с пунктом 1.4 Положения ЦБ РФ № 266-П банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента (банка), в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом (банком).

Корпоративные карты выпускаются к банковскому счету, предназначенному только для совершения операций с корпоративными картами (карточный счет). При этом к одному карточному счету могут открываться несколько корпоративных карт, но операции будут осуществляться в пределах общего установленного платежного лимита. Имеется также возможность открытия отдельного карточного счета для каждой корпоративной (расчетной) карты, но в этом случае необходимо ведение в учреждении аналитического учета в разрезе держателей выпущенных расчетных карт.

Держателями корпоративной (банковской) карты могут быть государственные и муниципальные учреждения. Для обслуживания платежной карты между учреждением (держателем карты) и банком (эмитентом карты) заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает учреждению банковскую карту. Корпоративная карта открывается в банке на имя конкретного сотрудника, являющегося уполномоченным лицом учреждения, на совершение операций по карте, т. е. корпоративная карта является именной. При этом держателями банковских карт могут быть один или несколько сотрудников учреждения, количество держателей карт согласовывается руководителем учреждения с обслуживающим банком. Необходимо учитывать, что деньги, зачисляемые на корпоративную карту, принадлежат не конкретным сотрудникам, а учреждению и должны направляться на определенные цели.

Для открытия расчетной корпоративной карты учреждению предварительно необходимо перечислить денежные средства со своего текущего лицевого счета в банке на карточный счет. С одного карточного счета учреждения могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, а также по нескольким лицевым счетам учреждения могут совершаться операции с использованием одной расчетной (дебетовой) карты, выданной банком-эмитентом учреждению или уполномоченному лицу.

Таким образом, по данной операции сотрудники (уполномоченные лица учреждения) практически получают доступ к банковскому счету учреждения и поэтому на них должна налагаться ответственность за целевое использование денежных средств учреждения.

В соответствии с пунктом 2.5 Положения ЦБ РФ № 266-П учреждения могут осуществлять операции с использованием расчетных (дебетовых) карт, связанные с получением наличных денежных средств на оплату расходов по хозяйственной деятельности, в том числе на командировочные и представительские расходы.

Расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения ее держателем (уполномоченным лицом учреждения) в пределах расходного лимита операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств учреждения, находящихся на банковском счете учреждения.

Расходный лимит – это предельная сумма денежных средств, которая доступна держателю (уполномоченному лицу учреждения) банковской карты в течение определенного периода времени для совершения операций с использованием банковских карт.

При этом необходимо помнить, что платежная карта является собственностью банка (эмитента), поэтому передача работнику корпоративной карты не означает выдачи ему денежных средств, так как они продолжают числиться на банковском (карточном) счете учреждения. Платежная (корпоративная) карта, открытая на имя конкретного сотрудника учреждения позволяет ему только пользоваться денежными средствами учреждения и направлять их на определенные цели. Таким образом, передача и возврат корпоративной карты сотрудником в банк-эмитент не может ни каким образом отражаться в бухгалтерском и налоговом учете учреждения. В этом случае необходимо для учета корпоративных карт в учреждении открыть Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт, в котором указывается фамилия, имя и отчество держателя карты; должность; номер банковской карты; наименование, реквизиты банка, выдавшего карту; дата выдачи карты; роспись в получении карты; дата возврата карты. Главным бухгалтером учреждения должно быть определено лицо, ответственное за ведение Журнала выдачи и возврата корпоративных банковских карт.

В целях контроля за использованием сотрудниками (уполномоченными лицами) учреждения корпоративных банковских карт необходимо в учреждении создать локальный нормативный акт, определяющий порядок использования корпоративных банковских карт. В данном локальном нормативном акте необходимо закрепить порядок и срок представления отчета держателями карт по использованию ими денежных средств, определить ответственность за нецелевое использование денежных средств, а также за нарушение данного порядка и т.д.

Рекомендуется при разработке Порядка использования корпоративных банковских карт включить следующие положения:

• сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией, на которую сотрудники (держатели корпоративных карт) не имеют права разглашения третьим лицам;
• отчет о целевом расходовании денежных средств с использованием корпоративной карты представляется сотрудником (держателем карты) руководителю или главному бухгалтеру учреждения не позднее … рабочих дней со дня снятия наличных денежных средств (проведения расчетов) по карте либо со дня возвращения сотрудника из командировки. Расходы, указанные в отчетах, должны подтверждаться оправдательными документами, а также чеками, подтверждающими оплату картой;
• в случае непредставления оправдательных документов, подтверждающих целевую направленность денежных средств учреждения, а также при наличии документов, не утвержденных руководителем учреждения сумм, списанных с корпоративной карты, в соответствии со статей 137 ТК РФ по инициативе администрации производится взыскание данных сумм с сотрудника (держателя карты) путем удержания из его заработной платы;
• в случае утраты или хищения корпоративной банковской карты сотрудник (держатель карты) обязан незамедлительно сообщить об этом факте в банк-эмитент, который выдал эту карту, с целью блокировки операций по карте. В противном случае, если по вине сотрудника (держателя карты) своевременно не блокируется счет, то сумма причиненного учреждению ущерба взыскивается с сотрудника (держателя карты).

Необходимо Порядок использования корпоративных банковских карт утвердить Приказом по учреждению, в котором следует указать, что данный Порядок создан в целях соблюдения кассовой дисциплины и недопущения нецелевого использования денежных средств учреждения. Контроль за исполнением данного приказа следует возложить на главного бухгалтера учреждения.

Учреждение вправе выдавать подотчетному лицу корпоративную банковскую карту для оплаты командировочных расходов либо в безналичном порядке, либо наличными денежными средствами, снятыми с карточного счета при помощи карты через банкомат. При этом денежные средства, списанные с лицевого счета учреждения, считаются выданными в подотчет сотруднику (держателю карты).

К отчету подотчетного лица (держателя карты), связанному с операциями расчетов через банковские (корпоративные) карты, в обязательном порядке должны быть приложены специальные документы, содержащие обязательные реквизиты в соответствии с пунктом 3.3 Положения ЦБ РФ № 266-П:

идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

• вид операции;
• дата совершения операции;
• сумма операции;
• валюта операции;
• сумма банковской комиссии;
• код авторизации;
• реквизиты платежной карты.

В случае составления специального документа по операции с использованием платежной карты на бумажном носителе, данный документ дополнительно должен содержать подписи держателя корпоративной карты и кассира банка-эмитента. При этом данное требование не распространяется на случаи составления специального документа в пункте выдачи наличных денежных средств с использованием аналога собственноручной подписи. Допускается внесение дополнительных реквизитов в специальный документ по операциям с использованием платежных (корпоративных) карт, установленных договорными правилами участников расчетов (учреждением и банком) или внутри банковскими стандартами.

При использовании корпоративной карты необходимо учитывать следующее: документы, подтверждающие расходы подотчетных лиц осуществленные с помощью платежных карт и оформленные с нарушениями требований Положения ЦБ РФ № 266-П, в соответствии с письмом МФ РФ от 16.10.2009 № 03-03-06/1/666 не могут являться основанием для уменьшения налогооблагаемой базы налогом на прибыль приносящей доход деятельности бюджетных и автономных учреждений. При этом необходимо учитывать, что оплата сотрудником (держателем карты) расходов платежной (корпоративной) картой не освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные расходы, расходы на хозяйственные нужды и т.п.).

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П по возвращению из командировки подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет с прилагающими первичными документами, подтверждающими произведенные расходы, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанции банкоматов.

Фактическое совершение операций по зачислению и использованию денежных средств учреждения с банковской (корпоративной) карты фиксируется документами в виде слипов и квитанций. При этом фактическое списание денежных средств с лицевого счета учреждения подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету, открытого банком-эмитентом учреждению для целей совершения операций с использованием платежных карт. Дата списания денежных средств с карточного счета не совпадает с датой совершения операции, указанной в слипе, так как фактическое списание денежных средств производится на несколько дней позже. Данный факт может привести к ситуации, когда операция с использованием корпоративной карты совершена в конце одного отчетного периода, а списание денежных средств может быть произведено в следующем отчетном периоде (месяц, год).

В соответствии с Инструкциями по бухгалтерскому учету для бюджетных и автономных учреждений (приказы Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н, от 23.12.2010 № 183н) банковские карточные счета относятся к специальным счетам в банках, и движение денежных средств с использованием платежных (корпоративных) карт должно отражаться на счете бухгалтерского учета 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» с открытием отдельного субсчета «Карточный счет». При этом необходимо учитывать, что банковским договором может быть предусмотрено наличие неснижаемого остатка, связанного с условиями выпуска и использования банковских карт.

Поскольку банковская карта не является собственностью учреждения, она не может быть признана в целях бухгалтерского учета денежным документом и отражать свою стоимость в бухгалтерском и налоговом учете учреждения. В этом случае оплата услуг банка за изготовление корпоративной карты будет отражаться в следующем порядке:

начисление расходов и принятого денежного обязательства перед банком за изготовление корпоративной карты (основание банковская выписка, договор банковского счета, Справка ф.0504833):

Дебет 0 109 80 226         Кредит 0 302 26 730

 
• перечисление денежных средств с лицевого счета учреждения за изготовление корпоративной карты (основание банковская выписка, договор банковского счета):

Дебет 0 302 26 830         Кредит 0 201 11(21) 610 

счет 18 код КОСГУ 226

С другой стороны, если по договору банковского счета предусмотрена оплата услуг банка за изготовление карты, то платежная банковская карта как фактически персонифицированное средство платежа уполномоченным лицом учреждения (держателем карты) может признаваться в целях бухгалтерского учета денежным документом и учитываться на счете 201 35 «Денежные документы» в следующем порядке:

• принятие к учету в качестве денежного документа корпоративной карты (основание приходный кассовый ордер «Фондовый»):

Дебет 0 201 35 510         Кредит 0 302 26 730 

• перечисление денежных средств с лицевого счета учреждения за изготовление корпоративной карты (основание банковская выписка, договор банковского счета):

Дебет 0 302 26 830         Кредит 0 201 11(21) 610 

счет 18 код КОСГУ 226

В бухгалтерском учете учреждения операции с платежными (корпоративными) картами отражаются следующими корреспонденциями счетов:

перечисление денежных средств с текущего лицевого счета учреждения на специальный карточный счет для оплаты сотрудником (держателем карты) командировочных расходов и на хозяйственные нужды учреждения (основание банковская выписка):

Дебет 0 210 03 560         Кредит 0 201 11(21) 610 

счет 18 код КОСГУ 200, 300

 
• выдана из кассы учреждения сотруднику (держателю карты) корпоративная карта, признанная в целях бухгалтерского учета денежным документом (основание расходный кассовый ордер «Фондовый»):

Дебет 0 208 26 560         Кредит 0 201 35 610

 
• выдача сотруднику (держателю карты) в подотчет депонированные денежные средства, размещенные на корпоративной карте (списание со специального карточного счета денежных средств на использование их подотчетным лицом):

Дебет 0 208 00 560         Кредит 0 210 03 660 

• использование денежных средств, размещенных на корпоративной карте, подотчетным лицом (держателем карты) (основание авансовый отчет и приложенные к нему оправдательные документы):

Дебет 0 401 20 200, 0 109 80 200         Кредит 0 208 00 660

 
• в случае признания в целях бухгалтерского учета корпоративной карты денежным документом, операция возврата подотчетным лицом (держателем карты) в кассу учреждения корпоративной карты (основание приходный кассовый ордер «Фондовый»):

Дебет 0 201 35 510         Кредит 0 208 26 660 

Операция приобретения материальных ценностей через подотчетное лицо (держателя карты) с использованием денежных средств, размещенных на корпоративной карте, отражается в бухгалтерском учете учреждения в следующем порядке:

• перечисление денежных средств с текущего лицевого счета учреждения на специальный карточный счет для целей приобретения материальных запасов (основание банковская выписка):

Дебет 0 210 03 560         Кредит 0 201 11(21) 610 

счет 18 код КОСГУ 340

 
• выдача сотруднику (держателю карты) в подотчет депонированные денежные средства, размещенные на корпоративной карте (списание со специального карточного счета денежных средств на использование их подотчетным лицом на приобретение материальных запасов):

Дебет 0 208 34 560         Кредит 0 210 03 660 

• принятие к бухгалтерскому учету материальных ценностей в виде материальных запасов, приобретенных подотчетным лицом с использованием корпоративной карты (основание авансовый отчет и приложенные к нему оправдательные документы):

Дебет 0 105 00 340         Кредит 0 208 34 660 

В случае если подотчетное лицо (держатель карты) на основании документов к авансовому отчету не использовало полностью всю снятую наличную сумму по корпоративной карте на соответствующие расходы, предусматривающие целевую направленность (командировочные расходы, хозяйственные нужды), то оно обязано остаток неиспользованного аванса подотчетной суммы вернуть в кассу учреждения (Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П), или данную сумму необходимо удержать из его заработной платы (статья 137 ТК РФ).

За обслуживание специального карточного счета, как правило, банк удерживает с текущего лицевого счета учреждения определенную договором сумму. Данная операция в бухгалтерском учете учреждения отражается в следующем порядке:

• начисление договорной стоимости банковской услуги за обслуживание карточного счета (основание договор банковского счета, банковская выписка):

Дебет 0 401 20 226, 0 109 80 226         Кредит 0 302 26 730

 
• перечисление с текущего лицевого счета учреждения за банковскую услугу по обслуживанию карточного счета (основание банковская выписка):

Дебет 0 302 26 830         Кредит 0 201 11(21) 610 

счет 18 код КОСГУ 226

При этом имеется возможность единовременной оплаты учреждением услуги банка за годовое обслуживание карточного счета в соответствии с договорным условием. В этом случае, расходы, произведенные учреждением в одном отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, должны учитываться в составе расходов будущих периодов на счете 401 50 «Расходы будущих периодов» в следующем порядке:

• начисление стоимости банковской услуги за годовое обслуживание карточного счета (основание договор банковского счета, банковская выписка):

Дебет 0 401 50 226         Кредит 0 302 26 730

 
• перечисление с текущего лицевого счета учреждения за банковскую услугу по обслуживанию карточного счета в объеме годовой стоимости (банковская выписка, договор банковского счета):

Дебет 0 302 26 830         Кредит 0 201 11(21) 610 

счет 18 код КОСГУ 226

Операция возврата корпоративной карты в банк (в том числе при закрытии карточного счета) и зачисление неиспользованного остатка денежных средств по карточному счету на текущий лицевой счет учреждения отражается на бухгалтерском учете в следующем порядке:

• в случае, если корпоративная карта для целей бухгалтерского учета была признана денежным документом:

Дебет 0 201 35 510         Кредит 0 208 26 660 – возврат подотчетным лицом (держателем карты) в кассу учреждения корпоративной карты (основание приходный кассовый ордер «Фондовый»);

Дебет 0 109 80 226         Кредит 0 201 35 610 – списание номинальной стоимости корпоративной карты (в сумме расходов по ее изготовлению) на общехозяйственные расходы учреждения на момент возврата корпоративной карты в банк (основание расходный кассовый ордер «Фондовый»);

• зачисление неиспользованного остатка денежных средств по корпоративной карте на текущий лицевой счет учреждения (основание банковская выписка):

Дебет 0 201 11(21) 510         Кредит 0 210 03 660 

счет 18 со знаком «минус» код КОСГУ 226

Государственные и муниципальные учреждения могут открывать специальный карточный счет в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов зарубежных командировок. В этом случае оплата и (или) возмещение расходов сотрудников учреждения, находящихся в зарубежных командировках, а также возвраты неизрасходованных авансовых сумм, выраженных в иностранной валюте, регулируются Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Необходимо учитывать, что иностранная валюта может выдаваться только для оплаты командировочных расходов. В противном случае использование иностранной валюты на иные цели (например, приобретение в зарубежной командировке материальных ценностей) признается нарушением валютного законодательства, и учреждение привлекается к ответственности по статье 15.25 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации.

Карточный счет, выраженный в иностранной валюте, так же, как и текущий валютный счет, открывается в уполномоченном банке в порядке, установленном валютным законодательством. Уполномоченный банк по поручению учреждения приобретает иностранную валюту на определенные цели (командировочные расходы) на внутреннем валютном рынке и зачисляет ее в полном объеме на открытый для учреждения текущий валютный счет.

Бухгалтерский учет операций по приобретению иностранной валюты для целей открытия карточного сче­та и операции с корпоративными картами, выраженными в иностранной валюте, отражается в следующем порядке:

• перечисление рублевого эквивалента с текущего лицевого счета учреждения на покупку иностранной валюты уполномоченным банком для оплаты командировочных расходов (основание заявка об открытии текущего валютного счета, банковская выписка лицевого счета учреждения):

Дебет 0 201 23 510         Кредит 0 201 11(21) 610

счет 18 коды КОСГУ 212, 222, 226

 
• зачисление приобретенной иностранной валюты в уполномоченном банке на текущий валютный счет учреждения (основание банковская выписка с текущего валютного счета):

Дебет 0 201 27 510         Кредит 0 201 23 610

В соответствии с пунктом 154 Инструкции по бухгалтерскому учету, утвержденной приказом МФ РФ от 01.12.2010 № 157н, переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операции в иностранной валюте и на отчетную дату с отражением в учете курсовой разницы.

Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами, выраженными в иностранной валюте, отражается в следующем порядке:

• перечисление иностранной валюты с текущего валютного счета учреждения на карточный валютный счет (основание банковская выписка с текущего валютного счета, договор об открытии карточного валютного счета):

Дебет 0 210 03 560         Кредит 0 201 27 610

При этом необходимо учитывать, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, также должна подлежать переоценке, как и текущий валютный счет, по курсу на дату совершения операций и на отчетную дату с отражением курсовой разницы в установленном порядке.

Операция использования подотчетными лицами корпоративной карты, выраженной в иностранной валюте, отражается в аналогичном порядке, рассмотренном ранее. При этом необходимо иметь в виду, что дебиторская задолженность по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» до утверждения авансового отчета квалифицируется как выданный аванс подотчетному лицу и в связи с изменением курса иностранной валюты по отношению к рублю не подлежит переоценке ежемесячно. Курсовые разницы по счету 208 00, выраженному в иностранной валюте, появляются за период выдачи держателю карты в подотчет иностранной валюты, размещенной на корпоративной карте, т.е. с момента списания с валютного карточного счета иностранной валюты на использование подотчетным лицом и до момента утверждения авансового отчета.

Вернуться к списку новостей