Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Совмещение работы и учебы: некоторые вопросы трудового и налогового законодательства

12 января

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

	Автор: Брызгалин Аркадий Викторович, генеральный директор Группы компаний «Налоги и финансовое право», кандидат юридических наук
	Соавтор: Аникеева Ольга Евгеньевна, главный специалист по юридическим вопросам Группы компаний «Налоги и финансовое право»

Глава 26 Трудового кодекса РФ устанавливает гарантии для работников, совмещающих работу с обучением. Состав указанных гарантий зависит от того, образование какого уровня получает работник (высшее, среднее профессиональное и т.д.) и в какой форме он обучается (очной, вечерней или заочной).

Условно все гарантии можно разделить на три группы: дополнительные отпуска, оплата проезда к месту учебы и обратно, сокращение продолжительности работы.

Гарантии обучающемуся работнику предоставляются в соответствии со следующими правилами.

Правила предоставления гарантий обучающимся работникам

1. По общему правилу все гарантии, предусмотренные гл. 26 Трудового кодекса РФ, полагаются работникам только при получении ими образования соответствующего уровня впервые. Это следует из положений ст. 177 Трудового кодекса РФ. Из этого правила есть одно исключение. Так, все гарантии сохраняются, если работник, уже имеющий профессиональное образование соответствующего уровня, вновь учится по направлению работодателя. Однако необходимость такого обучения должна быть предусмотрена в трудовом договоре или специальном соглашении об обучении, заключенном между работником и работодателем в письменной форме.

Например, работодатель не обязан предоставлять гарантии работнику, получающему по своей инициативе второе высшее образование. Вместе с тем, если в трудовом договоре с работником закреплена его обязанность получить второе высшее образование, работодатель обязан предоставить ему соответствующие гарантии, установленные законом.

Обязан ли работодатель предоставлять гарантии работнику, который, имея диплом бакалавра, обучается в магистратуре? Да, обязан, т.к. это повышение квалификации в рамках одного высшего образования, а не получение второго высшего образования. В настоящее время в РФ действует двухуровневая система получения высшего профессионального образования и по окончании первой ступени учащемуся присваивается квалификация бакалавра, по завершении второй – квалификация магистра (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»).

В п. 5 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ указаны случаи, когда обучение в высшем учебном заведении является получением второго высшего профессионального образования:

- гражданин имеет дипломы бакалавра, специалиста, магистра и учится по программам бакалавриата или программам подготовки специалиста;

- гражданин имеет дипломы специалиста, магистра и учится по программам магистратуры.

Таким образом, обучение лица, имеющего диплом бакалавра, для того, чтобы получить квалификацию магистра, не является получением второго высшего образования. Иными словами, последовательное обучение по разным ступеням высшего профессионального образования, не приравнивается к получению второго высшего образования.

Например, если работник организации имеет диплом о высшем образовании по специальности «маркетинг» (квалификация – бакалавр) и заочно обучается по программе магистратуры, работодатель в силу закона обязан предоставить ему соответствующие гарантии.

2. Если работник учится одновременно в нескольких учебных заведениях, гарантии предоставляются ему в связи с обучением только в одном из них. В каком именно – выбирает сам работник. Льготы по обучению во всех учебных заведениях работодатель предоставлять ему не обязан. Это следует из положений ст. 177 Трудового кодекса РФ.

3. Установленные льготы полагаются работникам только по основному месту работы. Поэтому работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск и другие льготы лицам, работающим у него по совместительству.

4. Все льготы в связи с обучением предоставляются только в том случае, если учебное заведение, в котором учится работник, имеет государственную аккредитацию в соответствии с законодательством РФ.

Если работник обучается заочно в образовательном учреждении иностранного государства, не имеющем государственной аккредитации в РФ, предоставлять гарантии, установленные гл. 26 Трудового кодекса РФ, работодатель не обязан.

Например, если работник заочно обучается в Минском госуниверситете, работодатель не обязан предоставлять ему соответствующие гарантии.

5. Гарантии полагаются работнику независимо от того, по какой специальности он учится и связана ли она с его нынешними должностными обязанностями. Например, работодатель обязан предоставлять соответствующие льготы бухгалтеру, который учится по специальности «психолог».

Право работодателя учитывать затраты, связанные с предоставлением гарантий обучающимся работникам, в составе расходов также не зависит от того, связана ли получаемая работником специальность с его должностными обязанностями. Поэтому организация вправе включить в расходы суммы отпускных, начисленных сотруднику за время учебного отпуска, и оплату проезда даже в том случае, если он обучается по специальности, не соответствующей его трудовым функциям (Письмо Минфина от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389).

6. При предоставлении льгот не важно, по чьей инициативе обучается работник: сам решил повысить свой образовательный уровень или был направлен работодателем.

7. Отдельные виды льгот (например, оплачиваемый учебный отпуск и оплата проезда) предоставляются только успешно обучающимся сотрудникам. При этом Трудовой кодекс РФ не разъясняет, что понимается под термином «успешно обучающиеся».

На практике, как правило, считается, что студент обучается успешно, если не имеет академической задолженности за предыдущий семестр, т.е. выполнил все работы, сдал зачеты по всем дисциплинам и был допущен к очередной сессии. Возникает резонный вопрос: как работодатель узнает о том, что его работник обучается именно успешно и имеет право на соответствующие гарантии? Узнает он об этом из справки-вызова, которую работник предоставит для того, чтобы получить учебный отпуск. Т.е. подтверждением успешности обучения является наличие справки-вызова из учебного заведения.

8. Если работник обучается в вузе экстерном, гарантии, установленные гл. 26 Трудового кодекса РФ, работодатель предоставлять не обязан. Получение образования в форме экстерната осуществляется не в учебном заведении, а самостоятельно. Гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, предоставляются только работникам, получающим образование в образовательных учреждениях.

Учебные отпуска

Работникам, совмещающим работу с обучением, в установленных гл. 26 Трудового кодекса РФ случаях предоставляются дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для сдачи экзаменов, прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и т.д.

Право на учебный отпуск не зависит от стажа работы у работодателя. Неважно, сколько времени работник проработал у работодателя до того, как попросил учебный отпуск. Даже если он проработал всего 1 день и принес справку-вызов, работодатель обязан предоставить такой отпуск. Таким образом, право на учебный отпуск не зависит от времени, отработанного в организации (в отличие, например, от ежегодного оплачиваемого отпуска).

Условие трудового договора о том, что оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов предоставляется работнику только после истечения 6 месяцев с момента начала работы у работодателя, является незаконным.

Работник, который находится на испытательном сроке, также вправе уйти в учебный отпуск, т.к. на него в полной мере распространяются положения Трудового кодекса РФ. Однако период его отсутствия на работе не будет засчитываться в испытательный срок.

Продолжительность учебного отпуска определяется периодом, указанным в справке-вызове, и меньше быть не должна. По собственной инициативе работодатель имеет право предоставить обучающемуся работнику учебный отпуск большей продолжительности по сравнению с той, которая установлена гл. 26 Трудового кодекса РФ, меньше – не вправе.

По просьбе работника и с согласия работодателя к учебному отпуску может быть присоединен ежегодный оплачиваемый отпуск. Это следует из ст. 177 Трудового кодекса РФ. Однако это право, а не обязанность работодателя, поэтому он вправе отказать в таком присоединении отпусков.

При присоединении учебного отпуска к основному возможна следующая ситуация. Например, учебный отпуск по справке учебного заведения с 01.04.2011 по 20.04.2011, далее — с 21.04.2011 по 13.05.2011 — у работника ежегодный оплачиваемый отпуск. Работник вылетел к месту учебы 30 (31) марта, а возвращается 14 мая 2005 г., что подтверждается датами вылета (прилета) в проездном документе (билете). Возникает вопрос: можно ли принять в целях налогообложения прибыли расходы, связанные с оплатой стоимости проезда от места нахождения учебного заведения, если дата окончания учебного отпуска и дата в проездном документе (билете) не совпадают из-за присоединения к учебному отпуску ежегодного оплачиваемого отпуска.

Учесть затраты в расходах можно, т.к. ст.177 Трудового кодекса РФ разрешает присоединять учебный отпуск к основному по согласованию с работодателем (письмо Минфина РФ от 06.02.2006 № 03-03-04/4/24).

Следует иметь в виду, что в отличие от ежегодного основного оплачиваемого отпуска учебный отпуск не продлевается на нерабочие праздничные дни, приходящиеся на его период, при этом они оплачиваются как обычные календарные дни. Статья 120 Трудового кодекса РФ касается только ежегодного основного оплачиваемого отпуска, который является временем отдыха, применять ее по аналогии нельзя, т.к. учебный отпуск – это не время отдыха, он предназначен для сдачи экзаменов, предоставляется на число дней, указанных в справке-вызове. Отпуск в связи с обучением предоставляется именно на то количество дней, которое указано в справке-вызове. По этой же причине учебный отпуск нельзя разделить на части (даже при наличии согласия руководителя и работника).

Нельзя продлить учебный отпуск на дни болезни – гл. 26 Трудового кодекса РФ не предусматривает такую возможность. Поэтому, если работник во время учебного отпуска заболеет, отпуск на число дней болезни, подтвержденных листком нетрудоспособности, не продлевается.

Кроме того, в период временной нетрудоспособности, который совпадает с учебным отпуском (полностью или частично), соответствующее пособие не выплачивается. Однако если после окончания учебного отпуска работник так и не выздоровел, то, начиная со дня, когда он должен был выйти на работу, ему начисляется пособие по временной нетрудоспособности.

Например, работник, находясь в учебном отпуске (с 1 по 26 июня), заболел. Больничный лист ему выдан с 21 по 30 июня 2011 г. Пособие по временной нетрудоспособности ему должно быть начислено и выплачено за период с 27 по 30 июня. За время болезни, приходящееся на учебный отпуск, пособие работнику не начисляется.

Работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении учебного отпуск (по любым причинам). Предоставление учебного отпуска на основании справки-вызова – это обязанность работодателя и гарантия, установленная трудовым законодательством. Поэтому работник вправе воспользоваться таким отпуском даже в случае несогласия работодателя.

По данному вопросу есть соответствующая судебная практика. Так, суд указал, что предоставление дополнительного отпуска работнику на основании выданной справки-вызова является обязанностью работодателя, т.е. не зависит от его усмотрения. Поэтому отсутствие работника на работе в связи с подготовкой и сдачей экзаменов в высшем учебном заведении не может быть расценено как прогул, даже если работник не оформил учебный отпуск в установленном порядке (Определение Московского городского суда от 17.06.2010 по делу № 33-14935).

Работник вправе использовать учебный отпуск не полностью, а частично. Например, при продолжительности отпуска 15 календарных дней, указанных в справке-вызове, работник может оформить учебный отпуск на 10 календарных дней, указав это в заявлении о предоставлении отпуска. Отпускные начисляются на дни фактически предоставленного отпуска. Более того, работник может учебный отпуск вообще не брать – это его право.

Работодатель не вправе отзывать работника из учебного отпуска (даже при наличии согласия последнего), положения ст. 125 Трудового кодекса РФ касаются только ежегодного оплачиваемого отпуска и на учебные отпуска не распространяются.

Как быть в ситуации, когда учебный отпуск совпадает с очередным оплачиваемым отпуском по графику. Полагаем, что работодатель в этом случае обязан предоставить учебный отпуск, поскольку он целевой, предоставляется в определенное время. Поэтому переносить учебные отпуска на другие сроки нельзя. Очередной отпуск следует перенести на другое время, согласованное с работником. При этом основной отпуск на число дней учебного отпуска не продлевается.

Учебные отпуска не заменяют собой ежегодный оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска нельзя уменьшать на количество дней учебного отпуска.

Учебные отпуска нельзя заменять денежной компенсацией, поскольку учебный отпуск – это целевой отпуск. Трудовой кодекс РФ допускает возможность замены денежной компенсацией только часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 дней.

Учебный отпуск может предоставляться работникам как для сдачи вступительных экзаменов, так и в процессе обучения (для сдачи сессий, для защиты диплома и т.п.). При этом обращаем внимание: на время «установочной» сессии работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск.

Учебные отпуска бывают оплачиваемыми (с сохранением за работниками среднего заработка) и не оплачиваемые (без сохранения заработной платы).

Например, если работник успешно учится в вузе заочно, на время учебных отпусков за ним сохраняется средний заработок. Если он учится очно в вузе, ему полагаются лишь неоплачиваемые учебные отпуска (ст. 173 Трудового кодекса РФ).

Нередко у работодателей возникает вопрос: когда оплачивать учебные отпуска – до их начала или после? В Трудовом кодексе РФ порядок оплаты учебного отпуска не определен. Поэтому многие специалисты считают, что можно оплачивать либо до, либо после.

В то же время, есть мнение, что учебный отпуск следует оплачивать по аналогии с основным ежегодным отпуском – за 3 дня до его начала (на основании справки-вызова).

Продолжительность учебного отпуска исчисляется в календарных днях (как и основного оплачиваемого отпуска). Она зависит:

- от вида образовательного учреждения, в котором обучается сотрудник;

- от целей, на которые предоставляется учебный отпуск.

Например, согласно ст. 173 Трудового кодекса РФ работникам, успешно обучающимся заочно в вузах, для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах предоставляются отпуска продолжительностью по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно – по 50 календарных дней.

Документы, являющиеся основанием для предоставления «учебного» отпуска

Если отпуск необходим для сдачи вступительных экзаменов, — это только заявление работника.

Факт сдачи вступительных экзаменов подтверждается справкой, выдаваемой образовательным учреждением после прохождения абитуриентом всех вступительных испытаний.

Если отпуск необходим в процессе обучения (для сдачи сессии, подготовки диплома и т.п.), — это заявление и справка-вызов.

Т.е. для получения учебного отпуска обучающийся работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в связи с обучением и приложить справку-вызов из образовательного учреждения.

Важный момент: Приказами Минобразования России (от 13.05.2003 N 2057 и от 17.12.2002 № 4426) утверждены формы справки-вызова только для высших и средних специальных учебных заведений. Поэтому работники, обучающиеся в образовательных учреждениях начального профессионального образования, представляют указанные документы по формам, самостоятельно разработанным названными учреждениями.

Справка-вызов состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и отрывной части к ней – справки-подтверждения, которая заполняется образовательным учреждением после окончания сессии и является оправдательным документом.

Важный момент: организация получает данный документ с заполненной первой частью. В ней, в частности, указывается полное наименование образовательного учреждения, сведения о государственной аккредитации, вид учебного отпуска (для прохождения вступительных испытаний, промежуточной аттестации, сдачи итоговых государственных экзаменов и др.), а также продолжительность учебного отпуска.

Если есть справка-вызов, от работника не нужно требовать копию свидетельства о государственной аккредитации образовательного учреждения, т.к. в ней есть вся необходимая информация.

После возвращения из учебного отпуска работник должен подтвердить, что он действительно находился в образовательном учреждении, т.е. использовал учебный отпуск по назначению. Для этого ему следует представить работодателю справку-подтверждение за подписью руководителя учебного заведения (как правило, ректора или иного уполномоченного лица). В случае непредставления данного документа, подтверждающего целевое использование отпуска, период отсутствия сотрудника на работе может квалифицироваться как прогул с соответствующими негативными последствиями.

Иными словами, справка-подтверждение является документом, подтверждающим реальное нахождение работника на обучении, т.е. то, что сессия работника действительно состоялась.

Для подтверждения обоснованности понесенных работодателем затрат на оплату учебного отпуска и правомерности предоставления такого отпуска необходимо наличие и справки-вызова, и справки-подтверждения.

Налог на прибыль

Все затраты, связанные с предоставлением гарантий, установленных гл. 26 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе учесть в расходах. Так, средний заработок, сохраняемый за работником на время учебного отпуска, и оплата проезда к месту учебы и обратно, произведенные в соответствии с требованиями закона, относятся к расходам на оплату труда на основании п. 13 ст. 255 НК РФ.

Средний заработок, сохраненный за время освобождения от работы в силу гл. 26 Трудового кодекса РФ, относится к расходам на оплату труда по п. 6 ст. 255 НК РФ.

В трудовом или коллективном договоре могут быть предусмотрены иные, дополнительные меры поддержки работников, совмещающих работу с обучением (например, увеличение продолжительности оплачиваемых учебных отпусков, предоставление отпуска с сохранением заработной платы вместо отпуска без сохранения заработной платы, оплата проезда к месту учебы в полном размере и т.п.).

Все затраты, связанные с предоставлением гарантий обучающимся работникам, сверх установленных Трудовым кодексом РФ, работодатель не вправе учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Например, если организация оплачивает учебный отпуск и проезд к месту учебы работнику, обучающемуся в учебном заведении, не имеющем государственной аккредитации, соответствующие расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Или, например, при сокращении продолжительности рабочей недели работнику, обучающемуся в вузе, в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, должно выплачиваться 50% среднего заработка. Если организация решит оплачивать дополнительный свободный от работы день в полном размере (например, закрепив это правило в трудовом или коллективном договоре), в целях налогообложения она будет вправе учесть выплаты лишь в размере, установленном законом, т.е. 50% среднего заработка работника. Остальные 50% заработка в расходах учесть нельзя.

Если работодатель предоставляет гарантии работнику, получающему второе образование соответствующего уровня, соответствующие затраты он не вправе включить в состав расходов.

Если же гарантии предоставлены работнику, получающему второе образование соответствующего уровня в связи с тем, что его направил на обучение работодатель и соответствующее положение закреплено в трудовом договоре или соглашении об обучении, затраты можно учесть в расходах.

НДФЛ

Средний заработок, сохраняемый за работником на период учебного отпуска, а также выплачиваемый за время освобождения от работы в связи с сокращением продолжительности рабочего времени, является его доходом, облагаемым НДФЛ.

При этом не важно, на основании какого документа предоставляется учебный отпуск и сокращается рабочая неделя – на основании гл. 26 Трудового кодекса РФ или трудового (коллективного) договора. В любом из указанных случаев данные суммы облагаются НДФЛ.

Важный момент: удержанный НДФЛ организация как налоговый агент обязана перечислить в бюджет не позднее дня получения в банке средств на выплату отпускных.

Есть судебные решения, из которых следует, что если обучение необходимо в производственных целях, оплата учебных отпусков не облагается НДФЛ (например, Постановление ФАС УО от 27.02.2006 № Ф09-857/06-С7). Следовательно, работодатель может не удерживать НДФЛ с сумм оплаты учебного отпуска. Однако такая позиция является налоговым риском и ее, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.

Оплата стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно (один раз в учебном году) относится к компенсационным выплатам, связанным с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников. Подобные выплаты не облагаются НДФЛ согласно п. 3 ст.217 НК РФ (Письмо Минфина от 24.07.2007 № 03-04-06-01/260).

При этом надо иметь в виду следующее: работнику, который учится заочно в высшем или среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, стоимость проезда к месту учебы и обратно работодатель обязан компенсировать один раз в учебном году. В п. 3 ст. 217 НК РФ идет речь только о тех компенсациях, которые установлены законом. Поэтому, если работодатель не обязан оплачивать работнику стоимость проезда к месту учебы и обратно, но делает это добровольно (например, в силу коллективного договора оплачивает проезд не один раз в год, а чаще), с выплаченных сумм он должен удержать НДФЛ.

Страховые взносы

Такие выплаты работнику, как оплата отпуска, средний заработок, сохраняемый за дни освобождения от работы, облагаются страховыми взносами на общем основании, т.к. это выплаты в пользу работника.

Оплата проезда к месту учебы страховыми взносами не облагается, т.к. это компенсационная выплата. Так, в Письме Минздравсоцразвития от 20.04.2010 № 939-19 сказано: «суммы производимой в соответствии с вышеприведенными положениями ТК РФ оплаты работодателем один раз в учебном году проезда работников, которые успешно обучаются по заочной форме обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования, к месту учебы и обратно не подлежат обложению страховыми взносами на основании подпункта «е» пункта 2 части первой статьи 9 Закона № 212-ФЗ».

Если оплата проезда произведена в повышенном размере – разница облагается страховыми взносами.

Сотрудник обучается в аспирантуре или докторантуре

Работники, которые обучаются в аспирантуре или докторантуре, также имеют определенные гарантии. Однако такие гарантии установлены не главой 26 Трудового кодекса РФ, а ст.19 Федерального закона от 22.08.1996

№ 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».

Так, например, согласно п.п. 5,7 ст.19 Федерального закона № 125-ФЗ лицам, допущенным к вступительным испытаниям в аспирантуру, предоставляются отпуска продолжительностью тридцать календарных дней с сохранением средней заработной платы по месту работы. Аспиранты, обучающиеся в аспирантуре по заочной форме обучения, имеют право на ежегодные дополнительные отпуска по месту работы продолжительностью тридцать календарных дней с сохранением средней заработной платы.

Все расходы, связанные с предоставлением гарантий, предусмотренных законом, организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль по п. 13 ст. 255 НК РФ (Письмо Минфина от 03.08.2010 № 03-03-06/1/514).

Опубликовано по материалам Журнала «Налоги и финансовое право», www.cnfp.ru

Вернуться к списку новостей