Новости компании

Особенности бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности государственными и муниципальными учреждениями

05 сентября

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Автор: Позднякова Вера Сергеевна, аттестованный преподаватель-консультант по бюджетному учету и отчетности государственных и муниципальных учреждений

При ведении бухгалтерского учета государственными и муниципальными учреждениями у бухгалтеров возникают трудности, связанные со списанием дебиторских и кредиторских задолженностей по сроку исковой давности.

В настоящее время бюджетный финансовый механизм невозможен без системы расчетных отношений, включающей следующую классификацию расчетов:

• расчеты, осуществляемые внутри учреждения, – внутренние расчеты (расчеты между администрацией и персоналом, возникающие в процессе экономической, управленческой, научной, производственной и иной деятельности, с целью осуществления которой создавалось учреждение);
• расчеты, осуществляемые между структурными подразделениями учреждения, – внутрихозяйственные расчеты;
• расчеты, осуществляемые между учреждением и вышестоящим органом (ведомством, управлением и т. д.), – внутриведомственные расчеты;
• расчеты, возникающие между учреждением и поставщиками (подрядчиками) за поставки материальных ценностей, оказание услуг, выполнение работ, – межхозяйственные расчеты.

Приведенная классификация расчетов положена в основу построения бухгалтерского учета расчетов в учреждениях.

Дебиторская задолженность – это задолженность других организаций, учреждений, работников и физических лиц данному учреждению (задолженность покупателей за купленную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги, задолженность подотчетных лиц за выданные денежные средства и др.). Организации, учреждения и лица называются дебиторами.

Кредиторская задолженность – это задолженность данного учреждения другим организациям, учреждениям, работникам и физическим лицам (задолженность перед поставщиками и подрядчиками за приобретенные материальные ценности (работы, услуги), задолженность перед работниками по заработной плате, задолженность перед бюджетом по сборам и налогам и др.). В этом случае организации, учреждения и лица называются кредиторами.

В бухгалтерском балансе дебиторская и кредиторская задолженности отражаются по их видам.

По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность (счета учета 20521, 20531, 20571, 20574) и кредиторская задолженность (счета учета 30221–30226, 30231, 30234, 30291), а также депонентская задолженность (счет учета 30402) подлежат списанию. Общий срок исковой давности установлен Гражданским кодексом Российской Федерации в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности – сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.

Дебиторские и кредиторские задолженности со сроком исковой давности (3 года) подлежат списанию с баланса в общеустановленном порядке на основании проведенной инвентаризации, письменного обоснования задолженностей и разрешения руководителя учреждения (вышестоящего органа).

Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию по истечении срока исковой давности, списывается в порядке, установленном бюджетным законодательством, в следующем порядке:

Дебет 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы по операциям с активами»

Кредит 0 205 00 660 «Уменьшение дебиторской задолженности».

Списанная с баланса, но не аннулированная с бухгалтерского учета сумма дебиторской задолженности продолжает числиться на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, нереальной к взысканию в течение пяти лет с целью наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или при поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на лицевые счета учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета (- 04).

В случае погашения просроченной дебиторской задолженности дебитором казенного учреждения полученные суммы списываются с забалансового учета (- 04) и подлежат восстановлению на балансовом учете казенного учреждения в следующем порядке:

Дебет 1 205 00 560 «Увеличение дебиторской задолженности»

Кредит 1 401 10 173 «Чрезвычайные доходы по операциям с активами».

Поступающие суммы дебиторской задолженности прошлых лет на единый счет соответствующего бюджета признаются доходом бюджета (код КОСГУ 130) и подлежат кассовому администрированию на бюджетном учете казенного учреждения в следующем порядке:

Дебет 1 210 02 130 «Расчеты с финансовым органом по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг» 

Кредит 1 205 00 660 «Уменьшение дебиторской задолженности».

В случае погашения просроченной дебиторской задолженности дебитором бюджетного или автономного учреждения полученные суммы списываются с забалансового учета (- 04) и подлежат восстановлению на балансовом учете бюджетного или автономного учреждения в следующем порядке:

Дебет 2 205 00 560 «Увеличение дебиторской задолженности»

Кредит 2 401 10 173 «Чрезвычайные доходы по операциям с активами».

Поступающие суммы дебиторской задолженности прошлых лет на лицевой счет бюджетного или автономного учреждения, открытого в органе казначейства (кредитной организации) признаются собственным доходом учреждения (код КОСГУ 180) и отражаются в бухгалтерском учете в следующем порядке:

Дебет 2 201 11 510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»,

         2 201 21 510 «Поступления денежных средств учреждения на счета в кредитной организации»

Кредит 2 205 00 660 «Уменьшение дебиторской задолженности».

Одновременно данное поступление денежных средств отражается на забалансовом счете 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» по коду КОСГУ 180.

Кредиторская и депонентская задолженности по истечении срока исковой давности списываются на доходы учреждения в следующем порядке:

Дебет 0 302 00 830 «Уменьшение кредиторской задолженности»

         0 304 02 830 «Расчеты по депонентам»

Кредит 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

Для учета сумм непредъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора (контракта), в том числе суммы кредиторской задолженности, не подтвержденных по результатам инвентаризации, кредитором используется забалансовый счет 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».

Задолженность учреждения, невостребованная кредитором, принимается к забалансовому учету (счет 20) для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета.

Списание задолженности учреждения, невостребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения, в порядке, установленном: для казенных учреждений – главным распорядителем бюджетных средств, (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета); для бюджетных и автономных учреждений – актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, задолженность учреждения, невостребованная кредитором, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств. При этом производится восстановление кредиторской задолженности на бухгалтерском учете учреждения с целью ее погашения. Данная хозяйственная операция отражается в учете учреждения в следующем порядке:

• восстановление кредиторской задолженности:

Дебет 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами»

Кредит 0 302 00 730 «Увеличение кредиторской задолженности»;

• погашение кредиторской задолженности с лицевого счета учреждения:

Дебет 0 302 00 830 «Уменьшение кредиторской задолженности»

Кредит 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»,

          0 201 21 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в кредитной организации».

Несмотря на то что срок исковой давности по кредиторской задолженности, возможно, уже наступил, это не означает, что учреждение не может выполнить свои обязательства перед контрагентом (кредитором). Гражданский кодекс Российской Федерации допускает исполнение обязанности должником и после истечения срока исковой давности (ст. 206, п. 1 ст. 408 ГК РФ). Для осуществления этой цели достаточно подписать с контрагентом (кредитором) соглашение и в результате появляется возможность в бухгалтерском учете учреждения произвести бухгалтерские записи по восстановлению кредиторской задолженности на основании оформленной Справки ф. 0504833. При этом необходимо учесть наличие источника покрытия восстановленной кредиторской задолженности.

Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Инвентаризация расчетов с персоналом, покупателями и подрядчиками, депонентами другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении остатков задолженностей и их обоснованности по соответствующим документам.

В соответствии с п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49), инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации расчетов с персоналом выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При этом проверяются суммы, начисленные учреждением за отработанное и неотработанное время, стимулирующие выплаты в виде доплат и надбавок, компенсационные выплаты.

При инвентаризации расчетов с покупателями (заказчиками) и поставщиками (подрядчиками) для подтверждения обоснованности сумм числящейся дебиторской задолженности необходимы составленные акты сверки с юридическими лицами. По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности определяется размер задолженностей, подлежащий списанию с балансовых счетов на забалансовый учет (счета 04 и 20). Списание задолженности производится по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения. При этом необходимо учитывать, что решение о списании задолженности с баланса учреждения должно согласовываться в обязательном порядке с вышестоящим органом (ГРСБ).

Инструкция по бухгалтерскому учету (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) не устанавливает порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (по ГК РФ – 3 года) и других нереальных долгов для взыскания (погашения). Проведение данной процедуры необходимо определить и согласовать с вышестоящим органом (ГРСБ) по следующим направлениям:

• определить критерии отнесения дебиторской задолженности к безнадежной, т. е. нереальной к взысканию, а кредиторской задолженности к невостребованной кредиторами. В части определения безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженности необходимо ориентироваться на нормы Гражданского кодекса Российской Федерации (статьи 196, 416, 417, 418, 419);
 
• согласовать перечень документов, на основании которых задолженность подлежит списанию (акт инвентаризации задолженностей, письменное обоснование, приказ (распоряжение) вышестоящего органа (руководителя учреждения)).

Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, включая задолженность с истекшим сроком исковой давности, отражают в Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Описи подписывают председатель и все члены инвентаризационной комиссии.

Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, выявленные в процессе инвентаризации расчетов, являются базой формирования Пояснительной записки (ф. 0503769).

В целях принятия правильных управленческих решений, связанных с дебиторской и кредиторской задолженностью учреждения, необходимо проводить анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности учреждения.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности учреждения проводится на основе данных баланса учреждения и предполагает оценку их объема, состава, структуры и динамики, а также построение баланса дебиторской и кредиторской задолженности.

Анализ начинается с изучения объема, состава, структуры и динамики дебиторской задолженности. Результаты анализа дебиторской задолженности учреждения оформляются в виде аналитических расчетов в следующей таблице: 

По итогам аналитических расчетов делаются выводы о влиянии на отклонение общей величины дебиторской задолженности учреждения изменений сумм дебиторской задолженности в целом и отдельных их статей, а также дается оценка изменениям структуры дебиторской задолженности, произошедшим в отчетном году.

Рост величины и удельного веса любой дебиторской задолженности не может оцениваться положительно, так как все большее отвлечение финансовых активов из оборота учреждения, хотя и временное, не способствует повышению эффективности текущей деятельности учреждения и связано с некоторым риском.

В процессе анализа кредиторской задолженности рассматривается ее объем, состав, структура и динамика. Результаты анализа кредиторской задолженности учреждения оформляются в виде аналитических расчетов в следующей таблице:

По итогам аналитических расчетов делаются выводы о влиянии на отклонение общей величины кредиторской задолженности учреждения изменений сумм кредиторской задолженности в целом и отдельных их статей, а также дается оценка изменениям структуры кредиторской задолженности, произошедшим в отчетном году.

В процессе анализа особое внимание обращается на изменение суммы и удельного веса краткосрочной кредиторской задолженности (срок погашения до 1 года), так как ее увеличение может рассматриваться как негативное явление, связанное с большим риском раннего погашения.

На завершающем этапе анализа дебиторской и кредиторской задолженности составляется и анализируется баланс данных задолженностей, так как кредиторская задолженность считается источником финансирования дебиторской задолженности.

Баланс дебиторской и кредиторской задолженности оформляется в виде следующей таблицы:

В данной таблице размещаются все имеющиеся статьи дебиторской и кредиторской задолженности учреждения, определяются общие объемы дебиторской и кредиторской задолженности, затем производится их сопоставление и определяется пассивное или активное сальдо дебиторской и кредиторской задолженности.

Пассивное сальдо определяет превышение кредиторской задолженности над дебиторской задолженностью.

Активное сальдо определяет превышение дебиторской задолженности над кредиторской задолженностью.

После определения активного или пассивного сальдо обе части данной таблицы уравниваются путем сложения активного (пассивного) сальдо и итога кредиторской (дебиторской) задолженности. Полученное в результате такого сложения число размещается в строке «Баланс». С противоположной стороны, где отсутствует сальдо, результат из строки «Итого» переносится в строку «Баланс».

При данном анализе следует отметить, что наиболее оптимальной ситуацией считается равенство дебиторской и кредиторской задолженности, так как кредиторская задолженность является источником финансирования дебиторской задолженности. Менее оптимальная ситуация обусловлена наличием пассивного сальдо, которое рассматривается в качестве своеобразного дополнительного источника финансирования, хотя и не вполне надежного. Наименее оптимальная ситуация связана м существованием активного сальдо, которое может быть охарактеризовано как своеобразное дополнительное отвлечение средств их оборота учреждения.

В процессе анализа баланса дебиторской и кредиторской задолженности выявляются причины возникновения активного или пассивного сальдо и определяется влияние на его отклонение изменений по каждой статье дебиторской и кредиторской задолженности.

Вернуться к списку новостей