Новости компании

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств и оформление результатов в бухгалтерском учете государственных и муниципальных учреждений

07 ноября

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Позднякова В. С., аттестованный преподаватель-консультант по бюджетному учету и отчетности государственных и муниципальных учреждений

В соответствии со статьей 12 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). 

Проведение инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности регламентировано также Инструкциями о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности для бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н, для казенных учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

Инструкцией по бухгалтерскому учету № 157н установлены требования проведения учреждением инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативным правовым актом Министерства финансов РФ, которым является приказ Минфина РФ от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010) № 49, утвердивший Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Данный порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен для всех организаций, в том числе для всех типов государственных (муниципальных) учреждений.

Инвентаризация нефинансовых активов проводится в следующих целях:

- проверки фактического наличия имущества, закрепленного учредителем на праве оперативного управления (балансовый счет 101 00, забалансовый счет 21), находящегося на праве пользования (забалансовый счет 01), а также выявление неучтенного имущества;

- сопоставления фактически полученных данных наличия имущества с данными бухгалтерского учета (процедура выявления излишков и недостач);

- проверки полноты отражения в бухгалтерском учете имущества на основе наличия подтверждающих документов;

- проверки соблюдения правил содержания, эксплуатации, движения и хранения материальных ценностей.

Инвентаризации подлежат все виды имущества, в том числе не принадлежащие учреждению, по каждому материально-ответственному лицу независимо от его местонахождения.

В соответствии с требованиями Методических указаний для проведения инвентаризации создается постоянно действующая и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав, функции и полномочия, которых утверждает руководитель учреждения.

В функции постоянно действующей инвентаризационной комиссии могут включаться: подготовка предложений по составу рабочих инвентаризационных комиссий; организация инвентаризаций и ознакомление с правилами проведения инвентаризации членов рабочих комиссий; рассмотрение и утверждение регламента и методики инвентаризации отдельных видов активов учреждения; утверждение результатов инвентаризаций и принятие решений по регулированию выявленных излишков и недостач имущества.

В функции рабочих комиссий могут включаться: проведение инвентаризации в местах хранения и использования имущества; определение результатов инвентаризации и вынесение их на рассмотрение и утверждение постоянно действующей комиссии; разработка предложений по списанию недостач, в том числе в пределах норм естественной убыли; вынесение на рассмотрение постоянно действующей комиссии предложений по порядку приема, хранения и отпуска материальных ценностей, а также учета и контроля за их сохранностью и реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей учреждения.

В процессе проведения инвентаризации активов и обязательств учреждения формируются регистры бухгалтерского учета в соответствии с приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н (с 0504081 по 0504089, 0504091, 0504092, 0504835).

При этом необходимо обратить внимание, что согласно данных Рекомендаций в процессе инвентаризации основных средств, материальных запасов и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи и излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Данная ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Унифицированные формы инвентаризационных описей содержат общие показатели. Если учреждение в процессе инвентаризации ставит перед собой цель не только провести проверку фактического наличия имущества, а также проверить документацию и получить иные сведения об объекте учета, Рекомендации допускают возможность внесение в регистры бухгалтерского учета дополнительных реквизитов и показателей при условии наличия обязательных реквизитов, определенных Инструкцией по бухгалтерскому учету № 157н. Удаление отдельных реквизитов из регистров бухгалтерского учета не допускается. Форматы регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и, при необходимости, могут быть изменены.

При этом необходимо иметь в виду, что постановлением Госкомстата предусмотрено не только составление инвентаризационных описей, отражающих фактическое наличие имущества и данные бухгалтерского учета, но и сличительных ведомостей, отражающих суммы отклонений в виде излишек и недостач.

Следовательно, если вышестоящий орган (ГРСБ) принимает решение об оформлении результатов инвентаризации с использованием унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, тогда вместо одной формы, например, Инвентаризационной описи (сличительной описи) по объектам нефинансовых активов (ф.0504087), необходимо оформить два документа:

- ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»;

- ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств»

Оформление одной инвентаризационной описи является грубым нарушением правил проведения инвентаризации, так как в сличительной ведомости отражаются отклонения (излишки и недостачи), выявленные при инвентаризации.

В унифицированной форме Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087), утвержденной приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н объединяются показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Необходимо помнить, что формы регистров бухгалтерского учета, учитывающие специфику деятельности учреждений, а также правила их ведения утверждаются органом, осуществляющим полномочия учредителя (ГРСБ).

Процедура проведения инвентаризации нефинансовых и финансовых активов, обязательств учреждения включает четыре этапа:

1 этап – подготовительные мероприятия:

- издание приказа руководителя учреждения о проведении инвентаризации с указанием сроков, причины инвентаризации (в том числе перед составлением годовой отчетности), состава инвентаризационной комиссии, мер ответственности комиссии за нарушение порядка проведения инвентаризации;

- получение отчетов, приходных и расходных документов, связанных с движением материальных ценностей и денежных средств (денежных документов), поступивших для учета в период до начала проведения инвентаризации, а также документы от материально-ответственных лиц;

- документальное определение остатков имущества и обязательств по учетным данным; проверка комиссией весов и мерной тары; комиссионное проведение опломбировки помещений, в которых находятся материальные запасы.

До начала проверки фактического наличия имущества в комиссию передаются приходные и расходные документы, поступившие на учет между датой, по состоянию проведения инвентаризации и, датой начала ее проведения, а также отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Данные документы визирует председатель комиссии, с указанием даты до инвентаризации. На основании этих документов бухгалтерия обязана определить остатки имущества по данным учета. С начала инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции.

Материально-ответственные лица дают расписки о сдаче в бухгалтерию или комиссии всех расходных и приходных документов на имущество до начала инвентаризации и ценности, находящиеся под их ответственностью оприходованы, а выбывшие списаны на расход. Расписки дают также подотчетные лица.

2 этап – вещественная проверка:

- выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет материальных ценностей;

- оформление инвентаризационных описей.

На данном этапе инвентаризации комиссия заносит в инвентаризационные описи сведения о фактическом наличии имущества и реальности документально оформленных и учтенных обязательств. При этом фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера в присутствии материально-ответственных лиц. В период проведения инвентаризации должен быть закрыт доступ в помещения, где хранятся ценности путем опломбирования.

Если материально-ответственным лицом обнаружена ошибка в инвентаризационной описи, оно немедленно должно заявить об этом председателю комиссии.

3 этап – аналитические мероприятия:

- проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей с данными учета;

- выявление отклонений (расхождений) данных фактического наличия по инвентаризационным описям с учетными данными и на основе этого составление ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которой фиксируются расхождения (излишки и недостачи) по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении;

- определение причин расхождений.

На данном этапе необходимо с материально-ответственных лиц, по которым в процессе инвентаризации выявлены расхождения требовать письменные объяснения о причинах возникновения расхождений.

4 этап – заключительные мероприятия:

- оформление Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

- издание приказа руководителя учреждения об утверждении результатов инвентаризации и привлечении к ответственности виновных лиц;

- приведение в соответствие данных бухгалтерского учета с данными результатов инвентаризации.

На данном этапе Ведомость расхождений по результатам инвентаризации передается на рассмотрение постоянно действующей комиссии, на основании которой составляется Акт о результатах инвентаризации, подписываемый членами комиссии и утверждаемый председателем (руководителем учреждения).

По окончании инвентаризации издается приказ руководителя учреждения, в котором указывается порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации, т.е. принятие к учету излишков, отражение недостач, списание дебиторской и кредиторской задолженности с баланса и т.д.

При инвентаризации объектов основных средств необходимо проверить фактическое наличие объектов, учитываемых на забалансовых счетах (счета 01, 21, 22, 24,25,26) с составлением отдельных инвентаризационных описей.

При инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. При этом необходимо помнить, что при подсчете фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе учреждения (счет 20134) принимаются к учету денежная наличность, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и т.д.).

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности (забалансовый счет 06) производится по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на банковских счетах (счета 201 11, 20121, 20122, 20126, 201 27), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, с данными выписок банков (органов казначейства).

Инвентаризация расчетов с персоналом, бюджетом, покупателями и подрядчиками, подотчетными лицами, депонентами другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении остатков задолженностей и их обоснованности по соответствующим документам.

В соответствии с п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельный баланс;

- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации расчетов с персоналом выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При этом проверяются суммы, начисленные учреждением за отработанное и неотработанное время, стимулирующие выплаты в виде доплат и надбавок, компенсационные выплаты.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

При инвентаризации расчетов по налогам и сборам, связанных с бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете сумм задолженности на основании получения подтверждения о суммах задолженностей по налогам и сборам от налоговых органов и внебюджетных фондов (акты сверки).

При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками для подтверждения обоснованности сумм числящейся дебиторской задолженности необходимы составленные акты сверки с юридическими лицами. По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности определяется размер задолженностей, подлежащий списанию с баланса на забалансовый учет (счета 04 и 20). Списание задолженности производится по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения. Решение о списании задолженности с баланса учреждения должно согласовываться в обязательном порядке с ГРСБ.

Инструкция по бухгалтерскому учету № 157н не устанавливает порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (по Гражданскому кодексу РФ (далее – ГК РФ) – 3 года) и других нереальных долгов для взыскания (погашения). Таким образом, данную процедуру необходимо определить и согласовать с ГРСБ в следующем направлении: определить критерии отнесения дебиторской задолженности к безнадежной, т.е. нереальной к взысканию, а кредиторской задолженности к невостребованной кредиторами; согласовать перечень документов, на основании которых задолженность подлежит списанию (акт инвентаризации задолженностей, письменное обоснование, приказ (распоряжение) вышестоящего органа (руководителя учреждения)). В части определения безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженности необходимо ориентироваться на нормы ГК РФ (статьи 196, 416, 417. 418, 419).

В соответствии с п. 1 ст. 200 ГК РФ исчисление срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. Если задолженности связаны со сделками и срок исполнения обязательства обозначен в договоре, то течение исковой давности начинается по окончании срока его исполнения. Если договор не предусматривает срока исполнения обязательства и не содержит условий, позволяющих его определить, то оно должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения (30 дней). Данная норма определена п.2 ст.314 ГК РФ. Сроки исковой давности не могут быть изменены соглашением сторон. Основания приостановления и перерыва течения сроков исковой давности устанавливает ст. 198 ГК РФ и в этом случае течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Прерывание срока исковой давности означает, что дебиторская и кредиторская задолженность не подлежит списанию с баланса.

В соответствии с Рекомендациями по применению регистров бухгалтерского учета, сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, включая задолженность с истекшим сроком исковой давности, отражают в Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Описи подписывают председатель и все члены инвентаризационной комиссии.

Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, выявленные в процессе инвентаризации расчетов, являются базой формирования Пояснительной записки (ф. 0503769).

В целях формирования достоверной Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125, 0503725) необходимо проведение инвентаризации внутрихозяйственных, внутриведомственных расчетов, а также активов, пассивов, доходов и расходов, подлежащих исключению при консолидации бухгалтерской отчетности.

Согласно Инструкций по составлению бухгалтерской отчетности учреждениями (№ 191н, № 33н) данная Справка составляется нарастающим итогом с начала отчетного года на основании оборотов по следующим счетам:

- счета 030404000 «Внутриведомственные расчеты» — консолидация внутренних расчетов между ГРСБ (РСБ) и получателями средств бюджета, администраторами доходов бюджета, администраторами источников финансирования дефицита бюджета по движению нефинансовых активов, финансовых активов и обязательств (для казенных учреждений), а также консолидация внутренних расчетов между головным учреждением и обособленными подразделениями бюджетного и автономного учреждения;

- счета 040120241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям»,

- счета 040110180 «Прочие доходы» — консолидация расчетов по безвозмездной передаче (получению) нефинансовых, финансовых активов и обязательств между учреждениями, подведомственных разным ГРСБ, ГАДБ, ГАИФДБ одного бюджета, а также расчетов по безвозмездной передаче (получению) финансовых, нефинансовых активов и обязательств между головным учреждением и ему подведомственным обособленным подразделениями (филиалами, имеющими статус юридического лица);

- счета 030406000 «Прочие расчеты с кредиторами» — в части внутренних расчетов при изменении типа на казенное учреждение, а также в части внутренних оборотов бюджетных и автономных учреждений, связанных с перемещением активов и обязательств между видами финансового обеспечения.

По внутриведомственным расчетам, доходам и расходам инвентаризируются учетные данные и первичные документы учреждения по счетам 030404000, 040120241, 040110180.

При консолидации расчетов в рамках движения средств внутри одного ведомства (ГРСБ) на основе обобщения данных бухгалтерского учета учреждений суммарный дебетовый оборот счета 030404000 должен быть равен кредитовому обороту, а суммарный дебетовый оборот счета 040120241 должен равняться кредитовому обороту счета 040110180. При консолидации расчетов в рамках движения средств между учреждениями разных ведомств одного бюджета – суммарный дебетовый оборот счета 040120241 должен быть равен кредитовому обороту счета 040110180.

При этом проверка проводится раздельно по каждому вышеперечисленному коду счета, а также видам финансового обеспечения: собственные доходы учреждения (код вида – 2), субсидия на выполнение государственного (муниципального) задания (код вида – 4), субсидии на иные цели (код вида – 5), бюджетные инвестиции (код вида – 6), средства по обязательному медицинскому страхованию (код вида – 7).

По расчетам, связанных с внутренними оборотами бюджетных и автономных учреждений инвентаризируются учетные данные и первичные документы (ф. 0504833) по счету 030406000.

При инвентаризации оборотов счета 040110180 необходимо исключить операции, связанные с принятием к учету излишков нефинансовых активов и безвозмездных поступлений в порядке дарения от иных юридических и физических лиц.

В процессе проведения инвентаризации могут обнаружиться ошибочно принятые хозяйственные операции на учет или неверное их отражение на учете. Корректировочные записи, связанные с исправлением ошибочных учетных процедур, необходимо сделать в учете и отчетности в месяце, в котором была завершена инвентаризация при помощи счета бухгалтерского учета 040110180 и оформить Справкой ф. 0504833. Но если учетные ошибки выявлены по окончании отчетного года, то исправления следует произвести записями от 31 декабря текущего отчетного года.

Необходимо учесть, что в оригиналах отчетов не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. В отчетах, заверенных финансовыми органами, органами Федерального Казначейства, и кредитными организациями, исправления не допускаются.

Выявленные при инвентаризации излишки основных средств и материальных запасов принимают к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости на дату инвентаризации следующей учетной записью:

Дебет 210100000 «Основные средства» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам,

210500000 «Материальные запасы» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам

Кредит 240110180 «Прочие доходы».

При недостаче или порче объектов основных средств остаточная стоимость или фактическая стоимость материальных запасов списывается следующей учетной записью:

Дебет 040110172 «Доходы от реализации активов»

Кредит 010100000 «Основные средства» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам,

010500000 «Материальные запасы» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам.

При выявлении конкретных виновников стоимость недостающих или испорченных основных средств и материальных запасов оценивают по рыночным ценам, действовавшим в данной местности на день причинения материального ущерба, и списывают на источник покрытия – виновное лицо:

Дебет 020971560 «Расчеты по ущербу основным средствам»,

020974560 «Расчеты по ущербу материальным запасам»

Кредит 040110172 «Доходы от реализации активов»,

В зависимости от характера погашения суммы недостачи виновным лицом данная операция отражается в бюджетном учете казенного учреждения в следующем порядке:

* погашение суммы недостачи через кассу казенного учреждения:

а) Дебет 120134510 Кредит 120971(74)660 – поступление денежных средств в погашение недостачи от виновного лица;

б) Дебет 121003560 Кредит 120134610 – денежные средства списаны из кассы для зачисления на единый счет бюджета;

в) Дебет 130405310 Кредит 121003660 – на основании выписки казначейства о зачислении денежных средств на единый счет бюджета;

Если учреждение не администрирует доход бюджета по данной операции, то на основании Уведомления финансового органа должны быть произведены следующие записи:

- Дебет 140101172 Кредит 130305730;

- Дебет 130305830 Кредит 130405310.

Если по данной операции учреждение администрирует доход бюджета (код 410, 440), то на основании Сводного реестра поступлений и выбытий средств бюджета производится следующая запись:

Дебет 121002410 (440) Кредит 130405310(340)

Возврат дебиторской задолженности прошлых лет признается администрируемым доходом (код КОСГУ 130) и не затрагивает лицевой счет казначейства, отрытый для процедуры санкционирования расходов (30405). Поэтому поступление от виновного лица средств на единый счет бюджета в следующем отчетном периоде отражается:

Дебет 121002130 Кредит 120971(74)660.

* погашение суммы недостачи виновным лицом на основании письменного заявления путем удержания из его заработной платы:

а) Дебет 140120211 Кредит 130211730 – начисление заработной платы работнику (виновному лицу);

б) Дебет 130211830 Кредит 130403730 – удержание из заработной платы в погашение суммы недостачи;

в) Дебет 130403830 Кредит 130405211 – перечисление суммы недостачи, удержанной из заработной платы на единый счет бюджета;

г) Дебет 121002410(440) Кредит 120971(74)660 – на основании Сводного реестра поступлений и выбытий средств бюджета погашена недостача и поступил доход бюджета (код 410, 440) на единый счет бюджета.

Операция по погашению ущерба имуществу виновным лицом на бухгалтерском учете бюджетных и автономных учреждений отражается в следующем порядке:

Дебет 220134510 Кредит 220971(74)660 – поступление от виновного лица в погашение суммы недостачи в кассу учреждения;

Дебет 230211830 Кредит 230403730 – удержание из заработной платы на основании письменного заявления от виновного лица в погашение суммы недостачи;

Дебет 230403830 Кредит 220971(74)660 – погашение суммы недостачи виновным лицом.

Вернуться к списку новостей