Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Использование показателей бухгалтерской отчетности при оперативном управлении финансово-хозяйственной деятельностью учреждения

06 ноября

Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Автор: Позднякова Вера Сергеевна, аттестованный преподаватель-консультант по бюджетному учету и отчетности государственных и муниципальных учреждений

В настоящее время важное место в принятии решений по управлению финансово-хозяйственной деятельностью бюджетных и автономных учреждений занимает анализ показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности и принятие на основе аналитических показателей отчетности управленческих решений, связанных с улучшением финансового состояния и повышением финансовых результатов деятельности учреждений.

Целью формирования системы управления финансово-хозяйственной деятельности бюджетного и автономного учреждения является создание условий и предпосылок для максимального эффективного управления государственными (муниципальными) финансами на основе утвержденного государственного (муниципального) задания, а также осуществления в пределах возможностей учреждения приносящей доход деятельности. Процесс управления деятельностью учреждения осуществляется при помощи проведения оперативного мониторинга эффективности исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения, который является основой для принятия руководством учреждения управленческих решений в оперативном порядке.

Основное направление финансово-хозяйственной деятельности учреждения предполагает формирование и включение в процесс управления деятельностью:

• процедуры оценки результативности всех расходов;
• переход от сметного планирования и финансирования расходов к планированию, ориентированному на достижение конечных значимых и измеримых результатов.

Для реализации данного направления используются методы оценки рациональности необходимой потребности бюджетных и собственных средств, а также внедрение индикаторов результативности расходов, связанных с бюджетными и собственными средствами.

Одним из важнейших методов процесса управления финансово-хозяйственной деятельностью учреждения является метод, ориентированный на результат деятельности учреждения, внедряемый с целью повышения эффективности расходов на наиболее важных для учреждения направлениях. При этом управление деятельностью учреждения в рамках выполнения государственного (муниципального) задания заключается в планировании и выделении бюджетных средств в форме субсидий и средств ОМС, обосновываемых положительным ожидаемым результатом их использования.

Для внедрения методов и механизма управления деятельностью учреждения создана система бухгалтерского учета и отчетности, которая позволяет отслеживать правильность расходования бюджетных (субсидии, средства ОМС) и собственных средств (средства от приносящей доход деятельности) учреждения в течение текущего года и определять результат расходования денежных средств, оценивать активы и обязательства учреждения (система мониторинга результативности расходов).

Планирование (составление бюджетов) наряду с контролем в системе оперативного управления деятельностью учреждения является одной из важнейших функций управления и представляет собой процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем.

Управление финансово-хозяйственной деятельностью учреждения представляет собой информационную систему внутриведомственного управления с помощью определенных финансовых инструментов – бюджетов.

Бюджет – это количественный план (смета) в денежном выражении, подготовленный и принятый для определенного периода, как правило, показывающий планируемую (сметную) величину дохода, которая должна быть достигнута, и (или) расходов, которые должны быть понижены в течение этого периода, а также финансирование, необходимое для достижения поставленной данным бюджетом цели. Бюджет часто называют финансовым планом действий.

Экономически эффективная деятельность учреждения возможна только в том случае, если она имеет четко заданные достаточно напряженные, но реальные для выполнения стоимостные параметры расходов и результатов. Система управления финансово-хозяйственной деятельностью учреждения является процессом определения таких параметров, планирования движения ресурсов по учреждению на заданный будущий период времени. Для успешной реализации заданных параметров необходим реальный учет и контроль их исполнения, составляющий основу управленческого учета и экономического анализа.

Система управления финансово-хозяйственной деятельностью учреждения в информационном отношении – это система, интегрирующая результаты процессов планирования, учета, контроля и анализа стоимостных показателей деятельности учреждения.

Бюджет (смета) представляет собой финансовый инструмент, созданный до того, как предполагаемые действия будут выполняться. Бюджеты (сметы) отражают цели и задачи каждого структурного подразделения и всего учреждения в целом. Показатели в бюджетах (сметах) не должны быть как слишком жесткими, так и неоправданно заниженными. Они должны быть реалистичными, достижимыми и по возможности документально обоснованными. Необходимо стремиться к тому, чтобы информация, содержащаяся в бюджете (смете), была максимально точной, определенной и значимой для ее пользователей. 

Эффективный бюджет (смета) должен обладать следующими характеристиками:

• предоставлять возможность прогнозирования на будущие периоды деятельности учреждения;
• иметь четко определенную систему движения бухгалтерской информации, распределения полномочий и ответственности за ее формирование и представление (система внутреннего контроля в учреждении);
• содержать подробную, точную, своевременную и оперативную бухгалтерскую информацию (система оперативного мониторинга результативности расходов);
• быть приемлемым для всех заинтересованных лиц внутри своего ведомства и учреждения.

В системе опративного управления финансово-хозяйственной деятельностью учреждения важную роль выполняет анализ отчета об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения (ф. 0503737), предоставляющий фактические и плановые показатели бюджетных средств (субсидии, средства ОМС) и собственных доходов (средства от приносящей доход деятельности) и результаты их исполнения, которые служат основой в разработке рекомендаций по их оптимизации. Исходя из задач, поставленных органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя (вышестоящий орган), и руководством учреждения, рассчитывается ожидаемый результат деятельности учреждения и оценивается реальность его достижения. При помощи анализа отчета об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения появляется возможность предвидения экономической ситуации учреждения по истечении некоторого периода времени. Использование данных отчета об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения в оперативном управлении деятельностью учреждения позволяет проводить в оперативном порядке мониторинг эффективности исполнения плановых показателей и на основе этого своевременно принимать управленческие решения.

Основной задачей анализа исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения является анализ фактических расходов учреждения в соответствии с плановыми назначениями, позволяющий оценить результативность соответствующих расходов и качество управления бюджетными и собственными средствами учреждения, а также повышение эффективности государственных (муниципальных) расходов за счет концентрации на наиболее важных для учреждения направлениях.

Анализ отчета об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности по деятельности в рамках выполнения государственного (муниципального) задания и в рамках осуществления приносящей доход деятельности ведется в разрезе формирующих его соответствующих доходов и расходов, а также источников финансирования дефицита средств учреждения, в соответствии с утвержденными плановыми назначениями, с учетом всех последующих изменений, оформленных в установленном порядке. В процессе анализа изучается объем, состав, структура и динамика плановых и фактических показателей доходов и расходов учреждения, а также источников финансирования дефицита средств учреждения, исполненных через лицевые счета казначейства. При этом структура доходов и расходов учреждения анализируются в отдельности в соответствии с кодами Бюджетной классификации Российской Федерации в разрезе видов финансового обеспечения. При этом аналитические показатели оформляются в следующей таблице:

По итогам аналитических расчетов делается вывод об исполнении плановых назначений по доходам, расходам и источникам финансирования дефицита средств учреждения в разрезе видов финансового обеспечения, в соответствии с утвержденным планом финансово-хозяйственной деятельности, с учетом всех последующих корректировочных изменений, оформленных в установленном порядке. Определяется влияние изменения суммы доходов и расходов учреждения в целом и отдельных их элементов на отклонение величины результата исполнения плановых назначений (дефицит или профицит) за разные сопоставляемые периоды. При этом как негативное явление рассматривается существенная величина дефицита или профицита соответствующих средств учреждения, характеризующая недостатки в деятельности руководства бюджетного (автономного) учреждения.

Анализ плановых и фактических показателей отчета об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности ведется в динамике, в сопоставлении с данными разных отчетных периодов, а также с данными показателей аналогичных учреждений, подведомственных одному вышестоящему органу.

При анализе отчета об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения особое внимание обращается на информацию о возвратах (восстановлении) расходов и выплат обеспечений прошлых лет. Выясняются причины поступлений денежных средств, связанных с возвратами (востановлениями кассовых расходов), в том числе:

• выплаты, ранее предоставленные учреждением, в виде обеспечений заявок на участие в конкурсе или закрытом аукционе, обеспечений исполнения контракта (договора), иных залоговых платежей, задатков прошлых лет);
• погашение дебиторской задолженности прошлых лет, отражаемых как восстановление кассовых выплат (восстановление расходов прошлых лет.

На основании данной информации делается вывод об эффективном размещении денежных средств учреждения, связанных с формированием сделок (договоров) с применением конкурентных способов определения поставщиков и подрядчиков, а также целесообразности предоставления учреждением некоторых услуг на платной основе неплатежеспособным заказчикам (дебиторам).

По итогам анализа отчета об исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения делается вывод о результативности бюджетных расходов, погашаемых субсидиями и средствами ОМС, и расходов, погашаемых средствами от приносящей доход деятельности. При этом дается оценка деятельности руководства исходя из достигнутого результата финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Результаты анализа позволяют выработать определенную систему мониторинга результативности бюджетных и собственных расходов с установлением четких правил изменения объема и структуры ассигнований и повышением предсказуемости объема бюджетных и собственных ресурсов, которым управляет руководство учреждения. В связи с этим возникает необходимость в группировке расходных обязательств в зависимости от степени их предопределенности и правил планирования субсидий и средств от приносящей доход деятельности на их выполнение. При этом процедура составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения должна быть нацелена на выработку четких расходных приоритетов и оценку их реализации учреждением.

По итогам анализа отчета об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения делается вывод о результативности деятельности в рамках выполнения государственного (муниципального) задания и деятельности в рамках осуществления приносящей доход деятельности, а также дается оценка деятельности руководства по принятию решений, направленных на оптимизацию результатов исполнения плановых назначений. Результаты анализа позволяют предвидеть экономическую ситуацию учреждения по истечении определенного периода времени и обеспечить необходимый эффективный управленческий контроль результатов хозяйствования, при этом объединяя контроль предстоящих расходов и будущих результатов, связанных с ответственностью, в момент формирования плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения и контроль в ходе его исполнения.

В системе оперативного управления финансово-хозяйственной деятельностью учреждения важную роль выполняет анализ отчета об обязательствах учреждения (ф. 0503738), позволяющий осуществлять оперативный мониторинг эффективности исполнения плановых назначений.

В процессе анализа отчета об обязательствах учреждения раскрывается информация о принятых расходных обязательствах за счет показателей плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения, подлежащих исполнению в текущем финансовом году, а также принятие обязательств, подлежащих исполнению в следующих плановых периодах. При этом обращается особое внимание на принимаемые обязательства с применением конкурентных способов определения поставщиков и подрядчиков при помощи информационной системы осуществления закупок, связанных с определением суммы начальной (максимальной) цены будущего контракта.

При анализе отчета об обязательствах учреждения раскрывается информация, связанная с уточненными суммами принимаемых обязательств на разницу (экономии) между начальной (максимальной) ценой размещения контракта и ценой по договору. При этом выясняется причина уменьшения принимаемых обязательств (экономия, отказ поставщиков и подрядчиков от заключения договоров, отсутствие заявок и т.п.).

По итогам анализа отчета об обязательствах учреждения (ф. 0503738) делается вывод об эффективности и целенаправленности использования денежных средств учреждения по исполнению денежных обязательств учреждения перед физическими и юридическими лицами. Выясняются причины неисполненных принятых денежных обязательств (кредиторских задолженностей) текущего периода и кредиторских задолженностей прошлых лет. Определяется уровень контроля договорной дисциплины учреждения:

• регистрация договоров, конкурсный отбор контрагентов, система визирования договоров;
• соответствие договоров требованиям законодательства;
• наличие условий договоров, приводящих к негативным последствиям, в т.ч. к превышению бюджетных полномочий и нецелевому использованию бюджетных средств;
• соблюдение условий при совершении крупных сделок и т.п.

В системе оперативного управления деятельностью учреждения важную роль выполняет анализ дебиторской и кредиторской задолженности учреждения на основании их фактических показателей, предполагающий оценку их объема, состава, структуры и динамики, а также построение баланса дебиторской и кредиторской задолженности.

Анализ начинается с изучения объема, состава, структуры и динамики дебиторской задолженности. Результаты анализа дебиторской задолженности учреждения оформляются в виде аналитических расчетов в следующей таблице:

По итогам аналитических расчетов делаются выводы о влиянии на отклонение общей величины дебиторской задолженности учреждения, изменений сумм дебиторской задолженности в целом и отдельных их статей, а также дается оценка изменениям структуры дебиторской задолженности, произошедшим в отчетном периоде. 

Рост величины и удельного веса любой дебиторской задолженности не может оцениваться положительно, так как все большее отвлечение финансовых активов из оборота учреждения, хотя и временное, не способствует повышению эффективности текущей деятельности учреждения и связан с некоторым риском.

В процессе анализа кредиторской задолженности рассматривается ее объем, состав, структура и динамика. Результаты анализа кредиторской задолженности учреждения оформляются в виде аналитических расчетов в следующей таблице:

По итогам аналитических расчетов делаются выводы о влиянии на отклонение общей величины кредиторской задолженности учреждения, изменений сумм кредиторской задолженности в целом и отдельных их статей, а также дается оценка изменениям структуры кредиторской задолженности, произошедшим в отчетном периоде.

В процессе анализа особое внимание обращается на изменение суммы и удельного веса краткосрочной кредиторской задолженности (срок погашения до 1 года), так как ее увеличение может рассматриваться как негативное явление, связанное с большим риском раннего погашения.

На завершающем этапе анализа дебиторской и кредиторской задолженности составляется и анализируется баланс данных задолженностей. При данном анализе следует отметить, что наиболее оптимальной ситуацией считается равенство дебиторской и кредиторской задолженности, так как кредиторская задолженность является источником финансирования дебиторской задолженности. Менее оптимальная ситуация обусловлена наличием пассивного сальдо, которое рассматривается в качестве своеобразного дополнительного источника финансирования, хотя и не вполне надежного. Наименее оптимальная ситуация связана существованием активного сальдо, которое может быть охарактеризовано как своеобразное дополнительное отвлечение средств из оборота учреждения.

В целях оперативного управления деятельностью бюджетного и автономного учреждения и осуществления оперативного мониторинга эффективности исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения, в том числе дебиторской и кредиторской задолженности, необходимо анализировать показатели ф. 0503769 «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности» на начало и конец отчетного периода. При этом отдельно анализируются показатели долгосрочной и просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности. В процессе проведения анализа раскрывается информация о просроченной задолженности (дата возникновения долга, дата исполнения по правовому основанию, наименование дебитора (кредитора), причины образования долга, мероприятия по погашению долга и т.п.).

При анализе показателей внутриведомственных расчетов бюджетных и автономных учреждений с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя (вышестоящий орган), по предоставляемым из бюджета субсидиям, отраженных в сведениях ф. 0503769, анализируются остатки по счетам 4 205 80 000, 5 205 80 000, 6 205 80 000. При этом проводится выверка с взаимоувязанными показателями аналогичных расчетов, отражаемых у органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя по счетам 1 206 41 000, 1 206 73 000, 1 302 41 000, 1 302 73 000. Анализ взаимоувязанных показателей аналогичных расчетов бюджетных и автономных учреждений с учредителем (вышестоящим органом), в оперативном порядке связан с исполнением обязанностей учредителя перед бюджетными и автономными учреждениями в своевременном предоставлении утвержденных объемов субсидий согласно Соглашению.

При проведении анализа может быть выявлено расхождение между взаимоувязанными показателями остатков по счету 4 205 80 000, отраженными в сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) с остатками по счету 1 206 41 000, отраженными в сведениях (ф. 0503169), учредителя (вышестоящего органа). Данное расхождение взаимоувязанных показателей может быть связано с несвоевременным предоставлением учреждению установленных объемов субсидий на финансовое обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания в течение финансового года (т.е. фиксируется неисполнение учредителем обязательства перед бюджетным и автономным учреждением по предоставлению объемов субсидий согласно принятому Соглашению).

Расхождение между взаимоувязанными показателями может быть также при наличии расчетов по суммам доходов от возврата бюджетными и автономными учреждениями неиспользованных целевых субсидий (субсидий на иные цели), подлежащих возврату учреждениями в доход бюджета, отраженных учредителем в сведениях ф. 0503169 по счету 1 205 80 000.

Вернуться к списку новостей